23 % nutzen eine Workflow-Engine – was machen die anderen 77 %?

Viele IT- und Digitalisierungsverantwortliche verwechseln zwei Dinge, die auf den ersten Blick ähnlich wirken, aber grundlegend verschieden sind:

1. Applikationen verbinden: Systeme tauschen Daten aus, Mitarbeitende springen aber weiterhin manuell zwischen den Oberflächen hin und her.
2. Dokumente zentral ablegen: Eine gemeinsame Ablage schafft Transparenz, steuert aber keinen einzigen Prozessschritt.
3. Workflow-Engine-Automatisierung: Der Prozess läuft eigenständig – von der Auslösung über die Freigabe bis zum Abschluss –, Systeme und Rollen werden automatisch angesteuert.

Nur die dritte Form reduziert tatsächlich manuellen Aufwand, verkürzt Durchlaufzeiten und macht Prozesse messbar. Wer bei den ersten beiden Formen stehen bleibt, hat den Anschein von Automatisierung geschaffen, ohne deren Wirkung zu erzielen. Mehr zur konkreten technischen Umsetzung mit einer Workflow-Engine wie Camunda – einer verbreiteten Automatisierungsplattform für Geschäftsprozesse – finden Sie auf unserer Webpage «Prozessautomatisierung mit Camunda».

Der Erwartungsdruck an BPM- und Automatisierungslösungen steigt spürbar – unabhängig von Branche oder Unternehmensgrösse. Wie unterschiedlich weit Unternehmen dabei tatsächlich sind, zeigt der Branchenvergleich der Studie: Während in der IT-Branche bereits 33 % der Unternehmen Prozesse per Workflow-Engine automatisieren, sind es in der öffentlichen Verwaltung nur 11 %.

Ohne eine unternehmensweit abgestimmte Vorstellung davon, welche Tools künftig welche Prozesse steuern sollen, automatisieren zudem oft mehrere Teams parallel und aneinander vorbei. Wie, wenn zwei Abteilungen einen Freigabeprozess mit zwei unterschiedlichen Tools automatisieren, statt sich auf eine gemeinsame Lösung zu einigen? Besonders deutlich zeigt sich diese Dynamik dort, wo Prozesse historisch gewachsen und wenig standardisiert sind: Unterschiedliche Abteilungen haben über Jahre eigene Tools eingeführt, ohne dass es je einen gemeinsamen Standard für Ablaufsteuerung gab. Ein zusätzliches Automatisierungsprojekt trifft dann nicht auf eine saubere Ausgangslage, sondern auf einen Flickenteppich aus Punktlösungen – und genau das erschwert die Priorisierung, die eine Workflow-Engine-Einführung eigentlich benötigt.

Diese Muster zeigen sich typischerweise nicht beim ersten Automatisierungsversuch, sondern erst danach – wenn die anfängliche Euphorie einer ersten Automatisierung auf die Ernüchterung des Alltagsbetriebs trifft. In der Beratungspraxis wiederholen sich dabei einige Konstellationen:

• Zielvorgabe ohne Plan. «Wir müssen automatisieren» steht im Strategiepapier, aber niemand hat systematisch geprüft, welche Prozesse sich fachlich und technisch überhaupt eignen.
• Priorisierung nach Bauchgefühl statt Kriterien. Mehrere Prozesse kommen infrage, entschieden wird aber nach Dringlichkeit des lautesten Fachbereichs statt nach Aufwand-Nutzen-Verhältnis.
• Enttäuschter erster Versuch. Eine frühere Automatisierung wurde eingeführt, liefert aber weniger Entlastung als versprochen – meist, weil der zugrunde liegende Prozess vorher nie optimiert wurde.
• Automatisierung als Solo-Projekt. Einzelne Teams automatisieren für sich, ohne Rückkopplung an die Gesamtstrategie oder an andere Abteilungen.

Das Ergebnis ist in allen vier Fällen dasselbe: Projektstillstand, steigende Kosten, fehlender ROI.

Bevor eine Workflow-Engine sinnvoll eingeführt werden kann, braucht es Klarheit über drei Fragen:

1. Welche Prozesse eignen sich fachlich und technisch?
2. Welche Technologie passt zur bestehenden Systemlandschaft?
3. Wie lässt sich die Umsetzung so strukturieren, dass sie zur Unternehmensstrategie passt, statt eine weitere Insellösung zu schaffen?

Genau diese Fragen beantwortet unser «Automatisierungs-Health-Check» – von der Ist-Aufnahme im Kick-off-Workshop über die Expertenanalyse bis zum individuellen Ergebnis-Report mit konkretem Aktionsplan. Das Ziel ist nicht ein weiteres Konzeptpapier, sondern ein klarer, priorisierter Weg zu den ersten Quick-Wins – eingebettet in Ihre Gesamtstrategie.

Die Zahlen der BPM-Studie 2025 machen deutlich: Automatisierung wird strategisch immer wichtiger, doch die technische Basis dafür – echte Ablaufsteuerung statt Tool-Integration – fehlt bei den meisten Unternehmen noch. Wer diese Lücke jetzt schliesst, verschafft sich einen klaren Vorsprung, bevor Kunden, Partner oder die eigene Geschäftsleitung schnellere, durchgängige Prozesse einfordern.