by Veronika Altenbach
Seien wir doch mal ehrlich: Wie viele sauber modellierte Prozessdiagramme oder schriftlich fixierte Arbeitsabläufe gibt es in Ihrem Unternehmen – und wie viele davon werden im Alltag tatsächlich genutzt?
Es ist vieles vorhanden: sauber gezogene Swimlanes, korrekt gesetzte BPMN-Symbole und Arbeitsanweisungen sowie Dokumente mit Aufzeichnungen von Arbeitsschritten bis zur erfolgten Managementfreigabe. Und dennoch arbeiten die Teams weiterhin wie gewohnt.
Aus einer kürzlich durchgeführten Umfrage von PEAK – Process Excellence and Knowledge geht hervor, dass die Community die grössten Herausforderungen im Prozessmanagement folgendermassen wahrnimmt:
Das Fazit ist eindeutig: Prozessmanagement scheitert nicht an der Methode, sondern an fehlender Akzeptanz.
Wenn 45 % der Befragten Akzeptanz als grösste Herausforderung nennen, stellt sich eine zentrale Frage:
Wo entsteht diese fehlende Akzeptanz eigentlich?
Oft wird Prozessdokumentation fälschlich als starres Regelwerk verstanden, das top-down verordnet wird. Das Ergebnis? Widerstand, Silodenken und Prozesse, die an der gelebten Realität vorbeigehen.
Dementsprechend ist eine gute Dokumentation nicht das Ziel – sie ist das Fundament für echte Zusammenarbeit.
In der Praxis beginnt die Akzeptanz häufig dort, wo Prozesse verbindlich «sichtbar» werden – bei der Prozessdokumentation.
Denn Prozessdokumentation ist der Punkt, an dem Prozessmanagement konkret wird.
Hier wird definiert:
Wenn dieser Schritt isoliert im Projektteam oder nur im Management erfolgt, entsteht ein strukturelles Problem: Der Prozess ist fachlich vielleicht korrekt – aber sozial nicht verankert.
Unsere Erfahrung zeigt: Prozessdokumentation ist immer auch ein Führungs- und Kulturthema.
Akzeptanzprobleme stellen in der Regel keine Probleme mit der Methodik dar. Es handelt sich vielmehr um strukturelle Integrationsprobleme.
Die weiteren Ergebnisse der PEAK-Umfrage bestätigen diese Logik.
27 % nennen fehlende Transparenz als Herausforderung.
Transparenz entsteht jedoch nicht allein durch Kommunikation, sondern durch nachvollziehbare und verständliche Dokumentation.
18 % kämpfen mit sinnvoller Automatisierung.
Für eine erfolgreiche Automatisierung müssen Prozesse jedoch klar beschrieben, akzeptiert und verstanden sein.
9 % sehen nachhaltige Verbesserung als Problem.
Nachhaltigkeit entsteht jedoch nur dort, wo Prozesse strukturell verankert und regelmässig überprüft werden.
Das Muster zeigt, dass Transparenz, Automatisierung und Verbesserung keine isolierten Disziplinen sind. Sie bauen vielmehr auf einem stabilen Fundament auf.
Dieses Fundament bildet die Art und Weise, wie Prozesse dokumentiert und eingeführt werden.
Wer Dokumentation lediglich als formalen Schritt versteht, verpasst den entscheidenden Hebel. Wer sie hingegen als strukturierten Gestaltungsprozess aufsetzt, schafft die Grundlage für alle weiteren Entwicklungsstufen im Prozessmanagement.
Wenn das Problem in der Akzeptanz liegt, ist kein zusätzlicher Methodenansatz erforderlich, sondern ein klar strukturierter Einstieg.
Genau hier setzt unser Prozessdokumentation-Kickstart Workshop an.
Im Fokus steht nicht das perfekte Diagramm, sondern die tragfähige Struktur. Gemeinsam erarbeiten wir:
Das Ziel:
Es geht nicht um «verordnete» Prozesse, sondern um gemeinsam entwickelte Standards, die im Alltag funktionieren und von allen mitgetragen werden.
Denn Prozessmanagement entfaltet seine Wirkung nicht durch Modelle, sondern durch Menschen, die es anwenden.
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