Workflow

Der Begriff Workflow bedeutet übersetzt «Arbeitsablauf». Gemeint ist die definierte Abfolge von Aufgaben und Entscheidungen, die zu einem bestimmten Ergebnis führt. Ein Workflow legt fest, wer was wann erledigt und welche Schritte als Nächstes folgen.

Ein einfaches Beispiel ist ein Ferienantrag: Eine Mitarbeiterin erfasst ihren Antrag, die vorgesetzte Person prüft ihn und nach der Genehmigung werden die Ferientage verbucht. Jeder Schritt folgt einer festgelegten Reihenfolge. Genau diese Abfolge bildet einen Workflow.

Workflows können manuell durchgeführt werden, entfalten ihren grössten Nutzen jedoch, wenn sie digitalisiert und automatisiert werden. Klare Zuständigkeiten, Fristen und nachvollziehbare Abläufe sorgen für mehr Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Im Unterschied zum Geschäftsprozess beschreibt ein Workflow die konkrete Umsetzung eines Ablaufs. Während ein Geschäftsprozess das Ziel und die beteiligten Rollen betrachtet, definiert der Workflow die einzelnen Schritte, Entscheidungen und Regeln. Digitale Workflows werden von einer Workflow-Engine ausgeführt, die Aufgaben steuert, Fristen überwacht und den Prozess automatisch vorantreibt.