DAM Migration strategisch angehen

Eine DAM-Migration ist heute selten nur ein technischer Systemumzug.

Was früher als Wechsel einer Bilddatenbank für Unternehmen verstanden wurde, ist mittlerweile häufig Teil eines umfassenden Transformationsprojekts.

Bereits 2022 haben wir in unserem Beitrag «Vorbereiten und Managen einer DAM Migration» die operativen Schritte einer Migration beschrieben – von Vorprojekt und Metadaten-Mapping bis zum Proof of Concept. Dieser Leitfaden ist weiterhin gültig.

Doch die Rahmenbedingungen haben sich verändert.

Heute geht es nicht mehr nur um Datenmigration. Es geht um Struktur, Governance, Integration und strategische Zukunftsfähigkeit.

In vielen Unternehmen ist das bestehende Medien­verwaltungssystem über Jahre organisch gewachsen. Neue Kanäle kamen hinzu, internationale Märkte wurden erschlossen, Marketing-Teams arbeiteten zunehmend dezentral.

Gleichzeitig stiegen die Anforderungen:

• Omnichannel-Kommunikation
• Mehrsprachigkeit
• Rechtssicherheit
• Integrationen mit PIM, CMS, E-Commerce und Marketing Automation
• Automatisierte Workflows

Ein DAM ist heute keine isolierte Bildablage mehr. Es ist eine zentrale Asset-Management-Plattform, die als Datendrehscheibe für sämtliche medienrelevanten Inhalte dient. Dazu zählen insbesondere:

• Bilder und Produktfotos
• Videos und Bewegtbildformate
• Grafiken, Logos und Illustrationen
• Layout-Dateien (z. B. InDesign, PDF, Druckdaten)
• Präsentationen und Marketingunterlagen
• technische Dokumente und Datenblätter
• Audio-Dateien
• 3D-Daten und Renderings
• kanaloptimierte Varianten für Web, Social Media oder Print

Entscheidend ist jedoch, dass ein DAM nicht nur Dateien speichert. Es verwaltet auch Metadaten, Versionen, Nutzungsrechte, Freigabestatus und Beziehungen zwischen Assets.

Wenn ein solches System ersetzt wird, betrifft das nicht nur IT – sondern Organisation, Prozesse und Verantwortlichkeiten.

Wir hören häufig: «Wir wechseln das System, migrieren die Daten – fertig.» Das klingt erst mal einfach. Jedoch steckt weit mehr dahinter als ein Copy-Paste-Vorgehen.

Ein häufiger Fehler in Migrationsprojekten besteht darin, die Aufgabe rein technisch zu betrachten. Deshalb ist eine DAM-Migration in der Praxis selten ein isoliertes Vorhaben. Sie ist meist Teil einer umfassenderen Transformation, bei der die gesamte Marketing-Systemlandschaft auf den 

Die Implementierung oder Auflösung eines DAM-Systems wird meist durch neue Marketing-Plattformen, modifizierte CMS-Strukturen oder eine umfassende Umgestaltung der Content-Management-Landschaft begleitet.

Damit verändern sich:

• Workflows
• Rollen
• Metadatenmodelle
• Freigabeprozesse
• Integrationen

Aus unserer Erfahrung zeigt sich: Wer eine DAM-Migration ausschliesslich technisch plant, hat nicht das Grosse vor Augen. Erst im Zusammenspiel mit CMS, PIM, Web-to-Print oder Marketing Automation wird deutlich, welche strategische Rolle das DAM künftig einnehmen soll – und welche Anforderungen sich daraus für Datenmodell, Integrationen und Governance ergeben.

Neben dem bereits erwähnten Big Picture, das wir uns vorstellen sollten, stellen wir häufig fest, dass viele Unternehmen den Zustand ihres vorhandenen Datenbestands unterschätzen.

In einer gewachsenen Bilddatenbank für Unternehmen finden sich häufig:

• Dubletten
• veraltete Assets
• inkonsistente Metadaten
• uneinheitliche Benennungen
• fehlende Rechteinformationen

Eine Migration bietet die Chance, strukturell aufzuräumen.

Nicht jedes Asset muss mitgenommen werden.
Nicht jede alte Struktur verdient es, erhalten zu bleiben.

Wer vor der Migration eine klare Bereinigung vornimmt, reduziert:

• Komplexität
• Kosten
• Migrationsdauer
• spätere Akzeptanzprobleme

Die Basis jedes DAM-Systems ist ihr Metadatenmodell. Wir empfehlen deshalb kein reines 1:1-Mapping vom alten ins neue Medienverwaltungssystem.

Stattdessen sollten folgende Fragen gestellt werden:

• Welche Informationen sind künftig wirklich relevant?
• Welche Felder können zusammengeführt werden?
• Welche Inhalte benötigen Mehrsprachigkeit?
• Wie sollen Berechtigungen strukturiert werden?
• Welche Daten müssen für Integrationen verfügbar sein?
• Welche Informationen fehlen uns heute noch?
• Welche Anforderungen entstehen künftig – etwa durch neue Kanäle, Märkte oder Automatisierung – die wir bisher nicht berücksichtigt haben?

Ein sauberes Metadatenkonzept entscheidet darüber, ob das neue System im Alltag wirklich funktioniert – oder ob es nur eine modernere Oberfläche für alte Strukturen bleibt.

Gerade bei grösseren Content-Management-Migrationsprojekten hat sich ein iteratives Vorgehen bewährt.

Statt alles auf einmal umzustellen, empfiehlt sich:

1. Pilotmigration
2. Validierung der Mappings
3. Test mit repräsentativen Datentypen
4. Einbindung von Stakeholdern
5. Live-/Prod-Migration
6. Validierung und Prüfung
7. anschliessende Delta-Migration bis zum Cut-Over

Dieses Vorgehen reduziert Risiken erheblich und schafft Vertrauen im Projekt. Eine Migration ist kein Sprint, sondern ein kontrollierter Transformationsprozess.

Ein DAM betrifft weit mehr als nur IT oder Marketing.

Produktmanagement, Content Creation, Übersetzung, E-Commerce, Brand-Management – alle arbeiten in unterschiedlicher Form mit Assets.

Gerade im Kontext eines Systemwechsel Marketing Software-Projekts ist es entscheidend, diese Perspektiven früh einzubeziehen.

Das erhöht:

• Akzeptanz
• Datenqualität
• Realitätsnähe der Anforderungen
• Nachhaltigkeit der Lösung

Technisch perfekte Systeme scheitern selten an der Technologie – sondern an fehlender Abstimmung.

So aufwendig eine Migration auch erscheinen mag – sie bietet eine einmalige Gelegenheit:

• Silos aufzubrechen
• Prozesse zu standardisieren
• internationale Strukturen zu harmonisieren
• Integrationen sauber aufzubauen
• Automatisierungspotenziale zu heben

Viele Unternehmen erkennen erst im Rahmen der Migration, wie stark ihr bisheriges Medienverwaltungssystem gewachsen ist – und wie viel Potenzial in einer strukturierten Neuausrichtung steckt.