Auffindbarkeit im DAM verbessern | brix Solutions AG - brix - Basel/Allschwil

Auffindbarkeit im DAM: kein Software-Problem, sondern eine Frage der Verantwortung

by Veronika Altenbach

DAM
08. Juni 2026 3 Minuten

«Wir haben ein DAM, und die Hälfte des Teams nutzt es nicht mehr.» Diesen Satz hören wir oft. Und auf die Nachfrage, warum, kommt fast immer dieselbe Begründung: Man finde sowieso nie, was man sucht.

Das ist kein Einzelfall, sondern ein Muster, mit dem DAM-User am häufigsten zu uns kommen. Und wenn man genauer hinschaut, liegt es selten an der Plattform. Die Frage ist nicht, ob die Software etwas kann, sondern ob das System darauf ausgerichtet wurde, wie die Menschen tatsächlich suchen – und ob es nach der Einführung überhaupt jemand pflegt.

In der Praxis sind es fast immer die gleichen Ursachen.

Drei Gründe, warum die Suche ins Leere läuft

1. Beschrieben für die Ablage, nicht für die Suche

Assets werden so beschrieben, wie sie abgelegt werden – nicht, wie man sie sucht. Eine Datei heisst «Kampagne_Herbst24_final_v3». Für die Person, die sie hochgeladen hat, ergibt das Sinn. Für alle anderen ist sie praktisch unsichtbar, weil niemand sonst diesen Dateinamen errät. Wer sucht, denkt nicht in Ablage-Logik – sondern in Inhalten.

2. Ein Asset, drei Namen

Dasselbe Asset hat je nach Team einen anderen Namen. Das eine Team taggt ein Bild als «Auto», das nächste als «PKW», das dritte als «Fahrzeug». Ein Asset, drei Begriffe – und keine Suche findet alle drei, solange niemand festgelegt hat, welcher Begriff gilt und welche als Synonyme hinterlegt sind. Ohne kontrolliertes Vokabular zerfällt die Auffindbarkeit, Asset für Asset.

3. Niemand ist zuständig

Das klingt unspektakulär, ist aber der eigentliche Hebel – im Kern eine Frage der Verantwortung, nicht der Technik.

  • Wer pflegt das gemeinsame Vokabular, die Keywords und die Metadaten?
  • Wer sorgt dafür, dass das Team lernt, Assets von Anfang an richtig zu verschlagworten?

In den meisten Organisationen gibt es dafür keine feste Zuständigkeit. Ein DAM wird nicht schlechter, weil die Software veraltet. Es wird schlechter, weil niemand das System pflegt und die richtige Anwendung im Team verankert. Die Datenqualität sinkt, das Vertrauen sinkt, die Nutzung sinkt – bis die Hälfte des Teams das System nicht mehr benutzt.

Was KI-Tagging kann – und was nicht

Spätestens an diesem Punkt fällt in den meisten Projekten das Stichwort KI – als Hoffnung, die drei Ursachen liessen sich einfach wegautomatisieren. KI-gestütztes Tagging erkennt Bildinhalte zuverlässig und spart beim Verschlagworten echte Zeit. Aber es kennt Ihre Freigabe-Logik nicht und ersetzt kein Metadaten-Konzept. Ohne saubere Basis automatisiert KI-Tagging nur das Chaos – schneller und in grösserem Massstab.

Wie steht es um Ihre Auffindbarkeit?

Wer wissen möchte, wo das eigene System in Bezug auf diese drei Punkte steht: brix und DAM United bieten dazu aktuell kostenlose Beratungsgespräche an – ein offenes, unverbindliches Gespräch mit Experten. Melden Sie sich, wenn Sie einen der Plätze möchten.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Asset Auffindbarkeit im DAM

Meist liegt es nicht an der Software, sondern daran, wie Assets beschrieben sind. Werden sie nach Ablage-Logik benannt statt nach Suchbegriffen, fehlt ein einheitliches Vokabular oder pflegt niemand die Daten – dann bleiben Assets praktisch unsichtbar.

Selten. Plattformen bringen die nötigen Funktionen meist mit. Entscheidend ist, ob das System auf die reale Suchweise der Anwender ausgerichtet ist und ob jemand die Datenqualität laufend pflegt.

Eine festgelegte Begriffsliste, bei der für jeden Inhalt ein definierter Begriff gilt und abweichende Bezeichnungen als Synonyme hinterlegt sind. Ohne dieses Vokabular findet eine Suche nur einen Teil der Assets, weil dasselbe Objekt unterschiedlich benannt wird. Welche Begriffe für ein Unternehmen die richtigen sind, hängt davon ab, wie die Teams tatsächlich suchen.

Nur teilweise. KI erkennt Bildinhalte zuverlässig und spart Zeit, kennt aber weder Ihre Freigabe-Logik noch Ihr Vokabular. Ohne sauberes Konzept automatisiert sie bestehende Unordnung in grösserem Massstab.

Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme des eigenen Systems. Wo genau der Hebel liegt, unterscheidet sich von Organisation zu Organisation – deshalb lohnt sich ein gemeinsamer Blick darauf, bevor man an einzelnen Stellschrauben dreht.