Prozesseffizienz in der Verwaltung: Wo geht am meisten Zeit verloren?

Ein Gesuch muss in der Regel mehrere Ämter durchlaufen, bis es freigegeben wird. Zwischen jedem Schritt gibt es Wartezeit, Rückfragen und manuelle Übergaben. Die Mitarbeitenden wissen, dass es nicht rundläuft, aber nicht genau, wo das Problem liegt. Ohne diese Klarheit lässt sich auch nicht gezielt optimieren. Genau das ist der Punkt, an dem viele öffentliche Verwaltungen heute stehen. Der Wille ist da, aber die Grundlage fehlt.

Herausforderung

Verwaltungen stehen unter Spardruck und öffentlicher Kontrolle. Jede Investition muss begründet sein – auch die in Prozessoptimierung.

Hürde

Ohne strukturierte Analyse bleibt unklar, wo genau Zeit und Ressourcen verloren gehen – und welche Massnahmen sich wirklich lohnen.

Lösung

Der Prozessanalyse Health Check macht die grössten Probleme sichtbar – als Befund, nicht als Vermutung – und zeigt die nächsten sinnvollen Schritte auf.

Ein öffentliches Amt bearbeitet ein Gesuch. Es durchläuft mehrere Stellen, jede mit eigenen Zuständigkeiten, eigenen Systemen, teils eigenen Formularen. Hier entstehen Medienbrüche, weil Informationen zwischen den Systemen nicht durchgängig fliessen – doppelte Erfassung und Zeitverlust an jeder Schnittstelle.

Für Verwaltungen ist das kein Komfortproblem, sondern ein Legitimationsthema: Jede Ausgabe wird gegenüber Parlament und Öffentlichkeit gerechtfertigt. Spardruck und Transparenzpflicht sind deshalb der eigentliche Antrieb, Prozesse zu überprüfen.

Der Wille zur Verbesserung ist vielerorts vorhanden – Budgets, Legislaturziele, Digitalisierungsstrategien zeigen das deutlich.

Was in Erstgesprächen mit uns regelmässig auftaucht: «Wir wissen, dass Potenzial da ist, und wollen deshalb gezielt vorgehen.» Und: «Bevor wir investieren, wollen wir verstehen, wo es sich wirklich lohnt.»

Zwischen dieser strategischen Planung und dem Tagesgeschäft liegt jedoch eine Lücke: der konkrete, faktenbasierte Blick darauf, wo genau ein Prozess wie lange dauert und an welcher Schnittstelle er ins Stocken gerät. Ohne diesen Blick bleibt jede Priorisierung eine Vermutung – auch bei bester strategischer Planung. Genau diese Lücke schliesst eine strukturierte Prozessanalyse.

Der Prozessanalyse Health Check ist ein klar abgegrenzter Analyseschritt – kein umfassendes Audit mit dickem Abschlussbericht. Er zeigt, wo eine Verwaltung heute steht – und welche nächsten Schritte sich daraus konkret ableiten lassen.

Der Ablauf gliedert sich in drei Phasen:

• Sichtung: Bestehende Prozessunterlagen und Kennzahlen werden gesichtet und ausgewertet.
• Workshop: Ein interaktiver Workshop mit den relevanten Schlüsselpersonen, fokussiert auf die alltäglichen Prozesse.
• Ergebnisbericht: Konkrete Handlungsempfehlungen sowie ein BPMN 2.0-Modell des analysierten Prozesses.

Was Sie am Ende in Händen halten:

• Eine Analyse Ihrer zentralen Prozessbereiche
• Ein BPMN-2.0-Modell des analysierten Prozesses, das Sie intern für Kommunikation, Weiterentwicklung oder spätere Digitalisierung weiterverwenden können
• Eine priorisierte Übersicht der grössten Engpässe und Potenziale
• Eine klare Einschätzung, welche nächsten Schritte sinnvoll sind

Bereit für Klarheit statt Vermutung? Der Prozessanalyse Health Check zeigt Ihnen in wenigen Schritten, wo in Ihrer Verwaltung die grössten Engpässe liegen – strukturiert, priorisiert, mit klarer Empfehlung für das weitere Vorgehen.

Der BPM Navigator bietet Verwaltungen, die im Prozessmanagement die ersten Schritte wagen, bietet der BPM Navigator einen niederschwelligen Einstieg zur ersten Orientierung.

Effizienz in der Verwaltung entsteht nicht durch guten Willen. Sie entsteht, wenn klar ist, wo die Probleme wirklich liegen – und wenn daraus gezielt gehandelt wird.

Der Prozessanalyse Health Check schafft genau diese Grundlage: Klarheit über Engpässe, Prioritäten und den nächsten sinnvollen Schritt.

Wenn auch bei Ihnen der Wille zur Verbesserung längst da ist, aber die Grundlage noch fehlt: Der Health Check schafft in wenigen Schritten genau diese Klarheit.