Prozessvisualisierung

Prozessvisualisierung bezeichnet die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen in einem einheitlichen, standardisierten Format – etwa nach BPMN 2.0. Dabei werden Abläufe, Zuständigkeiten, Entscheidungspunkte und Schnittstellen so abgebildet, dass sie für alle Beteiligten einfach zu verstehen und vergleichbar werden.

Viele Prozesse existieren nur implizit im Erfahrungswissen einzelner Mitarbeitender oder in unterschiedlichen, nicht vergleichbaren Dokumentationsformen. Ohne eine einheitliche Visualisierung bleibt unklar, wo genau Engpässe, Doppelspurigkeiten oder Medienbrüche entstehen. Eine Prozessvisualisierung macht diese sichtbar und liefert einen nachvollziehbaren Befund statt einer Vermutung.

Ausgehend von bestehenden Unterlagen und Gesprächen mit den zuständigen Fachpersonen wird der Ablauf schrittweise erfasst: Start- und Endpunkte, Aufgaben, Entscheidungspunkte (Gateways), beteiligte Systeme und Schnittstellen. Das Ergebnis ist ein grafisches Modell, meist nach dem BPMN-2.0-Standard, das sowohl von Menschen gelesen als auch – bei Bedarf – von Automatisierungs-Tools verarbeitet werden kann.

Prozessvisualisierung wird von Organisationen jeder Grösse eingesetzt, die Klarheit über bestehende Abläufe schaffen wollen – von privatwirtschaftlichen Unternehmen bis zu öffentlichen Verwaltungen mit amtsübergreifenden Prozessen. Genutzt wird sie insbesondere von Prozessverantwortlichen, IT-Abteilungen und Fachbereichen.

• Schafft ein gemeinsames, unmissverständliches Bild über Abläufe und Zuständigkeiten
• Macht Engpässe und Medienbrüche sichtbar, statt sie zu vermuten
• Bildet die Grundlage für fundierte Optimierungs- und Automatisierungsentscheidungen
• Erleichtert die Kommunikation zwischen Fachbereichen, die bislang unterschiedliche Begriffe für denselben Ablauf verwendet haben

Prozessvisualisierung ist die grafische Darstellung eines Ablaufs. Prozessanalyse geht einen Schritt weiter: Sie nutzt die Visualisierung als Werkzeug, um daraus konkrete Bewertungen, Engpässe und Handlungsempfehlungen abzuleiten. Visualisierung schafft die Grundlage, Analyse liefert die Erkenntnis.