by Kevin Lang
Sie arbeiten in der öffentlichen Verwaltung und setzen seit Jahren ein professionelles Werkzeug zur Prozessmodellierung ein. Die entsprechenden Schulungen haben Sie absolviert, und Ihre Prozesse dokumentieren Sie gewissenhaft. Dennoch zeigt sich im Austausch mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Ämtern oft ein überraschendes Bild: Fragt man nach der Vorgehensweise bei der Prozessmodellierung, erhält man häufig ganz unterschiedliche Antworten.
Das liegt nicht an einzelnen Personen. Es ist das Ergebnis eines Denkfehlers, der sich in vielen Verwaltungen eingenistet hat. Nämlich dem, dass ein Tool Einheit erzeugt.
Das ist ein Irrglaube!
Ein Tool schafft eine digitale Infrastruktur. Es schafft keine gemeinsame Sprache. Keine geteilten Rollenverständnisse. Keine abgestimmten Qualitätskriterien. Kurz: Es schafft keine Prozesskultur. Und genau diese Lücke – zwischen vorhandener Infrastruktur und fehlender Kultur – ist der eigentliche Grund, warum Prozessmanagement in vielen Verwaltungen nicht amtsübergreifend funktioniert. Obwohl alle wollen. Obwohl investiert wurde.
Die Frage lautet deshalb: Was bringt die beste Software, wenn die Menschen dahinter nicht dieselbe Sprache sprechen?
Viele Verwaltungen begegnen dieser Herausforderung mit dem, was sie bereits kennen: neuen Richtlinien, weiteren Schulungen oder aktualisierten Handbüchern. Doch so sinnvoll diese Massnahmen auch sind – sie schaffen noch keine einheitliche Praxis.
Denn es geht grundsätzlich um Koordination, nicht um Wissen. Mitarbeitende in verschiedenen Ämtern haben unterschiedliche Prioritäten, unterschiedliche Arbeitsrealitäten und bisher wenig Anlass, ihre Prozessarbeit miteinander abzugleichen. Eine Richtlinie schreibt vor, was sein soll. Sie verändert jedoch nicht, wie Menschen tatsächlich zusammenarbeiten.
Was es stattdessen benötigt, ist ein Format, das Menschen zusammenbringt – regelmässig, mit konkretem Arbeitsauftrag und echtem Gestaltungsspielraum.
Der Kanton Graubünden ist der flächenmässig grösste und einzige dreisprachige Kanton der Schweiz – und damit ein anspruchsvolles Umfeld für amtsübergreifendes Prozessmanagement. Seit 2022 nutzt die kantonale Verwaltung ADONIS als zentrales Tool zur Prozessmodellierung. Die digitale Grundlage war vorhanden. Was fehlte: einheitliche Empfehlungen, eine Koordinationsstelle und eine gemeinsame Prozesskultur.
Die Antwort darauf war ein praxisorientiertes Format, in dem Mitarbeitende aus verschiedenen Ämtern monatlich gemeinsam an konkreten Themen arbeiten. brix konzipierte und moderierte den Start-Workshop, gab richtungsweisende Impulse und legte damit den Grundstein für eine kantonsweite Prozessmanagement-Community.
Was uns dieses Projekt einmal mehr bestätigt: Prozessmanagement gelingt dort, wo es mitgestaltet wird – nicht verordnet.
Das klingt nach einer Selbstverständlichkeit. Ist es aber nicht. Denn der einfachere Weg ist immer, eine Richtlinie zu schreiben und zu verteilen. Das ist schnell. Das ist dokumentierbar. Und es verpufft fast immer ohne Wirkung.
Der schwierigere Weg ist, einen Rahmen zu schaffen, in dem Menschen aus verschiedenen Einheiten zusammenkommen, eine gemeinsame Sprache entwickeln und Verantwortung übernehmen. Das braucht mehr Vorbereitung. Mehr Moderation. Und etwas mehr Geduld in den ersten Treffen.
Aber es hält. Weil die Lösung aus der Organisation selbst kommt – nicht aus einem Beraterdokument.
Die Kosten des Status quo sind selten sichtbar. Kein Projekt scheitert auf einen Schlag. Kein System bricht zusammen.
Stattdessen passiert Folgendes: Ämter modellieren ihre Prozesse nach unterschiedlichen Verständnissen und mit unterschiedlichen Detailgraden. Was in einem Amt als Prozess gilt, wird in einem anderen als Teilprozess oder Tätigkeit dargestellt. Rollen, Entscheidungen und Schnittstellen werden unterschiedlich abgebildet. Dadurch entstehen Modelle, die zwar ähnlich aussehen, aber etwas vollkommen anderes aussagen.Wenn Sie das Gefühl kennen, dass Ihr Prozessmanagement gut gemeint ist, aber nicht wirklich zusammenwächst – dann ist das der richtige Moment. Nicht für ein Transformationsprogramm. Sondern für ein ehrliches Bild davon, wo Sie gerade stehen und welche Schritte als nächstes sinnvoll wären.
Genau dafür haben wir das Bundle Prozessmanagement Boost entwickelt: Ein strukturierter Einstieg, um Prozessmanagement in Ihrer Organisation praxistauglich aufzubauen – gemeinsam mit den Menschen, die es tragen müssen.
Mehr zum Bundle Prozessmanagement BoostSie sind noch nicht sicher, wo Sie stehen? Das Bundle BPM Navigator gibt Ihnen zuerst Orientierung – in wenigen Schritten, ohne Vorabinvestition.
Zum BPM NavigatorOder Sie möchten einfach kurz reden – ohne Agenda, ohne Verkaufsgespräch.
Kontakt aufnehmenNein. Der Einstieg über den Prozessmanagement Boost ist auch ohne bestehendes Tool sinnvoll – er klärt zuerst Ziele, Rollen und Strukturen, bevor Toolentscheide getroffen werden. Oft zeigt sich dabei, dass der Toolentscheid erst nach dieser Klärung sinnvoll getroffen werden kann.
Nein. Das Werkstatt-Format funktioniert ab einer Grösse, wo mehr als zwei Ämter betroffen sind. Auch mittelgrosse Gemeinden und Bundesstellen profitieren – oft sogar schneller, weil die Abstimmungswege kürzer sind.
Der Start-Workshop ist ein Tagesevent. Die begleiteten Folgeprozesse dauern je nach Tiefe drei bis zwölf Monate. Was genau sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch – das dauert 30 Minuten und kostet nichts.
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