Prozess­management im Marketing

Prozessmanagement hat einen klaren Zweck. Es ist mehr als nur Dokumentation. Besonders im Marketing geht es um wichtige Fragen:

• Wie lassen sich Kampagnen schneller und verlässlicher umsetzen?
• Wie werden Freigaben transparent und nachvollziehbar?
• Wie vermeiden wir Doppelarbeit und Medienbrüche?
• Wie stellen wir sicher, dass Medien konsistent und korrekt genutzt werden?

Damit Prozessmanagement wirkt, braucht es kein grosses Programm, sondern ein klares und nachvollziehbares Vorgehen.

Aus unserer Erfahrung haben sich die folgenden Schritte bewährt. Sie helfen Unternehmen – insbesondere im Marketing, Digital-Asset-Management- und Content-Bereich – sinnvoll durchzustarten.

Der Einstieg ins Prozessmanagement gelingt dort am besten, wo der Handlungsdruck hoch ist. Bewährte Einstiegsprozesse aus Marketing- und Digital-Asset-Management-Projekten:

• Erstellung und Freigabe von Marketingmaterialien
• Content-Produktion für Web, Social Media oder Print
• Übersetzungs- und Lokalisierungsprozesse
• Asset-Erstellung, -Freigabe und -Distribution über ein DAM
• Kampagnenabstimmungen zwischen Marketing, Produktmanagement und Vertrieb

Unsere Empfehlung:

Beginnen Sie nicht mit «Wir führen Prozessmanagement ein».
Starten Sie stattdessen mit: «Diesen Prozess wollen wir klarer, stabiler und effizienter gestalten.»

Gerade zu Beginn steht das gemeinsame Verständnis im Vordergrund. Ein Prozess sollte so beschrieben sein, dass alle Beteiligten ihn nachvollziehen und im Alltag anwenden können.

Für den ersten Überblick reichen oft einfache Visualisierungen, die:

• Ablauf und Tätigkeiten beschreiben
• Rollen und Verantwortlichkeiten sichtbar machen
• Vernetzungen zwischen Teams und Systemen darstellen
• Entscheidungs- und Freigabepunkte aufzeigen

Je nach Zielsetzung und Komplexität kann es sinnvoll sein, eine detaillierte BPMN-Modellierung einzusetzen.

Insbesondere bei bereichsübergreifenden Marketing-, DAM- oder Content-Prozessen, bei systemgestützten Workflows sowie bei der Vorbereitung von Automatisierungen sorgt BPMN für die notwendige Klarheit und Transparenz.

Aus der Praxis zeigt sich:

BPMN entfaltet seinen Mehrwert, wenn Prozesse nicht nur beschrieben, sondern aktiv gesteuert, weiterentwickelt und technisch umgesetzt werden – etwa als Grundlage für Workflow-Engines, Systemintegrationen oder klare Abläufe und Zuständigkeiten.

Wie Unternehmen den Einstieg in die Prozessmodellierung finden – von einfachen Darstellungen bis zur BPMN-Modellierung – erläutern wir hier: Der praktische Einstieg in die Prozess­modellierung.

Ein häufiger Stolperstein im frühen Prozessmanagement: Prozesse sind dokumentiert – aber niemand fühlt sich dafür zuständig.

Gerade im Marketing, wo viele Prozesse bereichsübergreifend verlaufen, ist das kritisch. Eine klare Rollenverteilung ist dabei zentral, da im Geschäftsprozessmanagement unterschiedliche Akteure mit klar abgegrenzten Verantwortlichkeiten zusammenwirken.

Deshalb sollte früh geklärt sein:

• Wer ist verantwortlich für den Prozess?
• Wer entscheidet über Anpassungen und Ausnahmen?
• Wie werden Eskalationen und Sonderfälle gehandhabt?

Prozessmanagement ist immer auch Organisationsarbeit. Ohne klare Rollen bleibt selbst das beste Modell wirkungslos.

Sobald ein Prozess transparent ist, werden Schwachstellen deutlich erkennbar:

• lange Wartezeiten in Freigaben
• manuelle Abstimmungen per E-Mail
• fehlende Standards für Inhalte oder Medien
• unklare Versionen und Mehrfachablagen
• Medienbrüche zwischen Systemen wie DAM, CMS und Publishing-Systemen

Wichtig aus unserer Erfahrung:

Nicht jede Automatisierung schafft automatisch Mehrwert. Oft lassen sich durch klare Regeln, Vorlagen oder Rollen bereits grosse Effizienzgewinne erzielen. Automatisierung ist dann sinnvoll, wenn Prozesse stabil und durchdacht sind.

Wie sich Automatisierungspotenziale sinnvoll bewerten und priorisieren lassen, wird in folgendem Beitrag erläutert: Auto­matisierungs­potenzial maximieren: Einfache Methoden zur Identifizierung von geeigneten Prozessen.

Spätestens bei wiederkehrenden Marketing- und Content-Prozessen stellt sich die Frage nach systemischer Unterstützung:

• workflowgestützte Freigaben
• Versionierung und Nachvollziehbarkeit
• Integration von DAM-, CMS- und Publishing-Systemen
• saubere Übergaben zwischen Tools und Plattformen

Ein häufiger Fehler in Projekten:

Systeme werden eingeführt, bevor Prozesse klar definiert sind – oder Prozesse werden modelliert, ohne die Systemrealität zu berücksichtigen.

Nachhaltiges Prozessmanagement verbindet beides. Wie sich Prozesse und Systemlandschaft in der Praxis sinnvoll verzahnen lassen, zeigt die Erfolgsgeschichte von Ivoclar.

Viele Unternehmen stehen nach den ersten Schritten im Prozessmanagement an einem ähnlichen Punkt:
Die wichtigen Abläufe sind beschrieben. Schwachstellen wurden identifiziert. Jetzt stellt sich die Frage, wie daraus ein konsistenter und wiederholbarer Prozess entstehen kann.

Aus der Praxis zeigt sich, dass es einen klaren Rahmen benötigt, der Vorgehen, Modellierungstiefe und Systembezug sinnvoll miteinander verbindet. Ohne diesen Rahmen bleibt Prozessmanagement häufig punktuell und schwer skalierbar.

Unsere BPM-Bundles sind genau für einen solchen Einstiegsrahmen konzipiert worden. Sie basieren auf erprobten Vorgehensweisen aus Marketing-, DAM- und Content-Projekten und bündeln:

• methodisches Vorgehen im Prozessmanagement
• BPMN-Modellierung dort, wo Präzision und Weiterentwicklung erforderlich sind
• Berücksichtigung bestehender Systemlandschaften und Integrationen

Eingesetzt werden die Bundles unter anderem bei:

• der Überarbeitung von Content- und Kampagnenprozessen
• der Einführung oder Weiterentwicklung eines Digital Asset Managements
• dem Aufbau klarer Freigabe- und Governance-Strukturen
• der Vorbereitung von Workflow-gestützten Umsetzungen und Automatisierungen

Der Ansatz hilft, mit bestimmten Prozessen strukturiert zu beginnen. Gleichzeitig schafft er eine solide Basis für spätere Erweiterungen. So muss das Prozessmanagement nicht als grosses Projekt gestartet werden.

Der Einstieg ins Prozessmanagement muss weder komplex noch langwierig sein – gerade im Marketing- und Content-Umfeld.

Entscheidend sind:

• ein klarer, praxisnaher Startpunkt
• verständliche Prozesse mit gezielter Modellierungstiefe
• klare Verantwortlichkeiten
• die frühe Verbindung von Prozessen, BPMN und Systemen

Unternehmen, die Prozessmanagement pragmatisch starten und professionell weiterentwickeln, schaffen die Grundlage für Effizienz, Qualität und Skalierbarkeit im Marketing.