Der praktische Einstieg in die Prozessmodellierung
by Veronika Altenbach
Stellen Sie sich vor, Sie wären zuständig für das Onboarding von neuen Mitarbeitenden in Ihrem Team. Ihre Aufgabe ist es, die Arbeitsschritte vom ersten Kundenkontakt bis hin zur Erfüllung und Abrechnung von Aufträgen zu erklären – übersichtlich und klar. Genau in solchen Situationen spielt die Prozessmodellierung eine zentrale Rolle.
Was bedeutet Prozessmodellierung
Die Prozessmodellierung ist ein integraler Bestandteil des Geschäftsprozess-Lebenszyklus und weit mehr als nur eine grafische Abbildung von Arbeitsabläufen. Sie gilt als fundamentales Werkzeug zur transparenten Darstellung komplexer Arbeitsabläufe und ihrer Abhängigkeiten zu Umsystemen, Rollen, Daten und vielem mehr. Schritte, Abläufe und Interaktionen werden dabei strukturiert und nachvollziehbar erfasst. Dabei werden Prozesse nicht als isolierte Aufgabe, sondern als Teile eines ganzheitlichen Vorgehensmodells betrachtet.
Prozessmodellierung vs. Prozesserfassung
Um Prozesse besser zu verstehen und darzustellen, ist es wichtig, zwischen Prozesserfassung und Prozessmodellierung zu unterscheiden. Während die Prozesserfassung alle Formen der Dokumentation umfasst – von einfachen Notizen über Tabellen bis zu Interviews –, stellt die Prozessmodellierung eine spezifische, methodisch strukturierte Variante der Prozesserhebung dar.
Welche Methoden zur Prozessmodellierungen gibt es?
Prozesse lassen sich von einfachen Textbeschreibungen über tabellarische Abläufe bis zu standardisierten Modellierungssprachen darstellen. Die Wahl der geeigneten Modellierungsmethode hängt vom spezifischen Anwendungsbereich und den relevanten Zielgruppen ab. Wir haben die gängigsten in einem anderen Artikel «Wahl des richtigen Modellierungsstandards zur Prozessdokumentation» zusammengestellt.
Zu den ModellierungstandardsRegeln für eine saubere Prozessmodellierung
- Die Prozesse sollten von links nach rechts oder von oben nach unten modelliert werden für eine bessere Lesbarkeit.
- Aktivitäten sollten mit einer klaren Handlungsaufforderung definiert werden, beginnen mit einem Namen, gefolgt von einem Verb, z. B. «Inhalt freigeben».
- Gateways sollten als Frage formuliert werden, z. B. «Freigabe genehmigt?»
- Verantwortlichkeiten von Personen, Abteilungen oder Rollen sollten mittels Pools oder Lanes visualisiert werden.
Wie bestimme ich den richtigen Detailierungsgrad?
Ein Prozessmodell sollte nicht mehr als 15 Schritte umfassen. Bei mehr als 15 empfiehlt sich eine Vereinfachung durch Subprozesse oder die Aufteilung in mehrere Modelle. Eine wichtige Fähigkeit in der Prozessmodellierung ist es, den richtigen Detaillierungsgrad zu bestimmen.
Wie wichtig ist die Einbindung von Stakeholdern bei der Prozessmodellierung?
Zu guter Letzt hängt der Erfolg eines Prozessmodellierungsprojekts nicht nur davon ab, ob die Prozessmodelle perfekt erstellt wurden, sondern auch davon, wie die Anspruchsgruppen wie Mitarbeitende, Kunden oder Behörden eingebunden wurden. Besonders wichtig ist dabei die Mitarbeit von den Personen, die den Prozess tatsächlich ausführen, denn sie kennen die Abläufe am besten.
Zu den verschiedenen Akteuren im GeschäftsprozessmanagementWie wähle ich die passende Software zur Prozessmodellierung aus?
Für die Prozessmodellierung steht eine Vielzahl an Software-Lösungen zur Verfügung – von Zeichenprogrammen bis zu umfangreichen BPM-Suiten.
Wichtige Auswahlkriterien:
- Funktionalität: Unterstützung gängiger Notationen (z. B. BPMN) sowie erweiterte Funktionen wie Simulation, Analyse und Automatisierung.
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung – auch für nicht-technische Anwender – zur Förderung der Akzeptanz im Unternehmen.
- Integration: Nahtlose Einbindung in bestehende IT-Systeme für effizienten Datenfluss.
- Kosten & Support: Klare Kostenstruktur, zuverlässiger Support und geeignete Schulungsangebote.
- Kollaboration: Funktionen für gemeinsame Modellpflege und zentrale Prozessdokumentation («Single Source of Truth»).
Die Wahl des passenden Tools ist ein entscheidender Erfolgsfaktor und sollte sich deshalb an den Anforderungen des Unternehmens orientieren.
Erfahren Sie, welche Kriterien bei der Softwareauswahl ausschlaggebend sind.
Prozessmodellierung – mehr als nur Diagramme
Prozessmodellierung ist ein zentrales Werkzeug für Unternehmen, die effizienter, transparenter und wettbewerbsfähiger werden wollen. Doch der Erfolg hängt nicht allein von der Technik ab – entscheidend ist ein ganzheitliches, methodisches Vorgehen.