Verschachtelte Prozesse meistern

Bevor die eigentliche Optimierung beginnt, braucht es Ordnung im Prozesschaos. Erst wenn der Rahmen steht, lohnt sich der Blick in die Tiefe. Dabei helfen folgende Schritte:

• Versuchen Sie zunächst, die gesamten Prozesse zu verstehen.
• Klären Sie, welche Ziele und Zwecke die Prozesse verfolgen.
• Definieren Sie Start- und Endpunkt der Prozesse.
• Identifizieren Sie alle Beteiligten und Rollen.

Diese Grundlagen verhindern, dass man sich früh im Detail verliert oder wichtige Zusammenhänge übersieht.

Komplexe Prozesse bleiben schwer greifbar, solange sie nicht visualisiert sind. Erst durch eine klare Darstellung werden Abhängigkeiten und Verschachtelungen sichtbar. Die Grundlage dafür ist eine saubere Prozesshierarchie.

• Strukturieren Sie als Erstes Ihre Prozesse (Top-down)
  • Ebene 1: Prozesslandkarte (Übersicht über alle Prozesse im Unternehmen oder der Abteilung)
  • Ebene 2: Prozessketten (z.B. End-to End Prozess über Abteilungen hinweg)
  • Ebene 3: Geschäftsprozesse (z. B. BPMN-Modell)
  • Ebene 4: Arbeitsanweisung (z. B. Piktogramme oder Texte)

• Wählen Sie danach eine geeignete Visualisierungsmethode:
  • Prozesslandkarten: Mit einer BPM-Suite wie ADONIS.
  • BPMN-Modell: Standard in Verwaltungen, zeigt Abläufe und Entscheidungen
  • Arbeitsanweisung: In Text, Video oder Piktogramme

Wichtig: Nur durch Visualisierung erkennt man Verschachtelungen.

Einen hilfreichen Überblick zu geeigneten Softwarelösungen bietet der Artikel «Prozessvisualisierung – Die optimale Softwarewahl». Er zeigt praxisnah verschiedene BPMN-Tools – von einfachen Einstiegslösungen bis zu vollumfänglichen Suiten.

Viele verschachtelte Prozesse sind über Jahre gewachsen – oft ohne kritische Hinterfragung. Jetzt geht es darum, bewusst aufzuräumen:

• Werden Daten doppelt erfasst?
• Sind alle Wenn-Dann-Verzweigungen wirklich nötig?
• Können Sonderfälle standardisiert oder ausgelagert werden?
• Welche Aktivitäten gehören fachlich zusammen?
• Wo gibt es unklare Verantwortlichkeiten oder Überschneidungen?

Ziel ist ein klarer, schlanker Prozess, in dem jede Ebene einen echten Zweck erfüllt – und nicht nur existiert, weil sie historisch gewachsen ist.

Verschachtelte Prozesse leben von Abhängigkeiten. Werden diese nicht bewusst adressiert, entstehen Verzögerungen, Schleifen und Qualitätsprobleme. Klären Sie:

• Welche Schritte voneinander abhängen?
• Wo Wartezeiten entstehen?
• Wo häufig Informationen fehlen?
• Welche Risiken es gibt (Fristen, rechtliche Vorgaben)?

Eine Input/Output-Analyse pro Prozess hilft, kritische Stellen früh zu erkennen und gezielt zu optimieren.

Beispiel Brandschutzprüfung:

• Input: Bauzeichnungen, Brandschutzkonzept
• Output: Stellungnahme, Prüfprotokoll
• Abhängigkeiten: Vollständige Unterlagen, verfügbare Gutachter

Komplexität entsteht häufig durch immer neue Sonderfälle. Daher lohnt sich eine kritische Analyse:

• Welche Regeln gelten immer?
• Was sind echte Ausnahmen?
• Welche Ausnahmen können standardisiert werden?

Faustregel: Weniger Ausnahmen = weniger Verschachtelung = klarere Prozesse

Für unvermeidbare Sonderfälle kann ein separater, vereinfachter Prozess sinnvoll sein.

Nach der Bereinigung, werden oft Muster sichtbar:

• Wiederkehrende Teilprozesse
• Schritte, die überall gleich ablaufen
• Aufgaben, die fachlich zusammengehören

Ein häufiger Fehler bei der Prozessstrukturierung ist, Subprozesse entweder zu klein oder zu gross zu schneiden. Optimal sind Subprozesse, die mehrere zusammenhängende Aktivitäten bündeln und eine klar abgegrenzte Aufgabe bilden – ideal 5–10 Aktivitäten.

Verschachtelte Prozesse lassen sich nur dann effizient steuern, wenn zuerst das Gesamtbild klar ist. Eine saubere Prozesshierarchie und passende Visualisierungen machen Strukturen, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten sichtbar. Danach gilt es, konsequent zu vereinfachen: Redundanzen entfernen, Sonderfälle reduzieren und Zuständigkeiten klären.

Sind Prozesse bereinigt, lassen sich wiederkehrende Muster erkennen und zu sinnvollen Subprozessen bündeln – weder zu klein noch zu gross, sondern klar abgegrenzte Handlungen. So entsteht aus komplexen Abläufen ein transparentes, verständliches und gut steuerbares Prozesssystem.