4 Schritte zur erfolgreichen Prozessorchestrierung

1. Herausforderungen erkennen & Ziele definieren

Bevor ein Unternehmen mit der Prozessorchestrierung starten kann, sollte es zunächst eine präzise Analyse der aktuellen Situation durchführen. Häufig bestehen bereits erste Automatisierungsansätze – diese sind jedoch meist punktuell, auf einzelne Abteilungen oder Systeme beschränkt. Zwar bringen sie lokale Verbesserungen, doch das volle Potenzial einer durchgängigen End-to-End-Orchestrierung bleibt dabei in der Regel ungenutzt.

Der erste Schritt bedarf deshalb einer genauen Untersuchung der Unternehmensprozesse. Hierbei sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Welche Systeme sind aktuell im Einsatz?
• Welche Prozesse oder Teilprozesse laufen bereits automatisiert?
• Wo entstehen Medienbrüche oder manuelle Zwischenschritte?

Während die Analyse darauf abzielt, ein realistisches Bild der aktuellen Prozesslandschaft zu zeichnen und daraus konkrete Handlungsfelder abzuleiten, verfolgt die Prozessorchestrierung eigene strategische Ziele: Dazu zählen unter anderem die Beseitigung von Medienbrüchen, eine verbesserte Transparenz entlang von End-to-End-Prozessen sowie eine stärkere Verzahnung von IT und Fachabteilungen. Ziel der Orchestrierung ist es zudem, sowohl systemübergreifende Abläufe als auch Prozesse mit menschlicher Interaktion effizient zu automatisieren.

2. Prozesse analysieren & Orchestrierungsstrategie entwickeln

Als Nächstes steht die detaillierte Analyse der zu orchestrierenden Prozesse im Fokus. Eine bewährte Methode ist, sich dabei an der sogenannten Customer Journey zu orientieren. Überlegen Sie, welche Schritte ein Kunde vom ersten Kontakt bis zur vollständigen Leistungserbringung durchläuft. Meist lassen sich daraus die relevanten End-to-End-Prozesse optimal ableiten.

Auf Basis der Analyse empfiehlt es sich, eine Prozesslandkarte zu erstellen, die deutlich macht:

• Welche Abteilungen und Systeme an den Prozessen beteiligt sind
• Wo Schnittstellen zwischen den Systemen bestehen
• Welche Prozessschritte automatisiert oder manuell ablaufen

Dadurch werden nicht nur bestehende Abhängigkeiten und Schwachstellen deutlich, sondern auch Potenziale für eine effizientere Prozessgestaltung sichtbar.

Auf dieser Grundlage können Sie eine Orchestrierungsstrategie entwickeln, die Folgendes klären sollte:

• Welche Prozesse priorisiert orchestriert werden sollen
• Welche Regeln und Workflows definiert werden müssen
• Wie automatisierte und manuelle Schritte sinnvoll kombiniert werden können
• Wie die Steuerung der Prozesse erfolgen soll (z. B. über eine Workflow-Engine wie Camunda)

Die Strategie bildet die Basis für die spätere technische Umsetzung.

3. Kosten-Nutzen-Analyse & Risiken bewerten

Gerade für KMUs ist es wichtig, sich nicht nur von technischen Möglichkeiten, sondern von wirtschaftlichen Aspekten leiten zu lassen. Ein Business Case hilft dabei, die angestrebten Erfolge klar zu definieren, die erforderlichen Investitionen ins Verhältnis zu setzen und die wirtschaftliche Tragfähigkeit des Projekts zu gewährleisten.

Zunächst gilt es, den erwarteten Nutzen möglichst konkret zu bewerten. Überlegen Sie, in welchen Bereichen die Prozessorchestrierung spürbare Verbesserungen bewirken kann – insbesondere in Bezug auf:

• Reduzierung von Prozesslaufzeiten
• Verringerung von Fehlerquoten durch Automatisierung
• Senkung von Personalkosten durch Wegfall von Routinetätigkeiten
• Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Nachdem der erwartete Nutzen bewertet wurde, ist es im nächsten Schritt wichtig, auch die zu erwartenden Kosten systematisch zu erfassen.

• Einmalige Kosten für Plattform, Lizenzen, Schulung und Einführung
• Laufende Kosten für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung

Neben den finanziellen Aspekten lohnt es sich, qualitative Ziele zu definieren, wie eine bessere Kundenorientierung, verkürzte Reaktionszeiten, erhöhte Compliance oder eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereichen.

Doch nicht nur die Chancen, auch die Risiken sollten klar benannt werden. Typische Herausforderungen sind:

Technische Komplexität: Sind ausreichend IT-Ressourcen vorhanden?

• Akzeptanz im Unternehmen: Unterstützen die betroffenen Abteilungen das Vorhaben?
• Ressourcenknappheit: Stehen genug interne Kapazitäten für Projekt und Betrieb zur Verfügung?
• Realistische Wirtschaftlichkeit: Ist der erwartete Nutzen tatsächlich höher als die Gesamtkosten?
  

Eine ehrliche Risikoabschätzung hilft, Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und passende Gegenmassnahmen zu entwickeln.
Auf Basis dieses Business-Cases kann abgeschätzt werden, ab wann die Investition in die Prozessorchestrierung auch finanziell rentabel wird.

4. Implementierung schrittweise planen & Stakeholder überzeugen

Eine erfolgreiche Einführung der Prozessorchestrierung lebt von einer strukturierten Planung und der aktiven Einbindung aller beteiligten Akteure. Vermeiden Sie den Fehler, alles auf einmal umzusetzen. Besser ist es, mit einem Pilotprozess zu starten, erste Erfahrungen zu sammeln und schrittweise zu skalieren.

Wichtig für die Implementierung sind:

• Eine klare Roadmap mit Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und realistischem Zeitplan
• Die Definition von Quick Wins, um schnell sichtbare Erfolge zu erzielen und die Akzeptanz zu fördern
• Die frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder aus IT, Fachbereichen und Management
• Die Festlegung von geeigneten Tools und Methoden (z. B. BPMN-Modellierung, Workflow-Engines)

Nutzen Sie die im Business Case erarbeiteten Argumente gezielt, um das Management und die Fachabteilungen zu überzeugen. Eine realistische Einschätzung der Kosten, der Nutzenpotenziale und der identifizierten Risiken erleichtert die Entscheidungsfindung und schafft Vertrauen.