Prozesslandkarte: So schaffen Sie Struktur im Prozessmanagement

Prozessmanagement klingt oft kompliziert. Doch im Kern geht es darum, die Abläufe im Unternehmen verständlich, effizient und messbar zu gestalten. Ein zentrales Hilfsmittel dabei ist die Prozesslandkarte. Aber was ist das genau und warum ist sie so nützlich?

Eine Prozesslandkarte ist eine Landkarte für die Geschäftsabläufe eines Unternehmens. Statt Strassennamen oder Städte sind die Prozesse eines Unternehmens dargestellt. Sie bietet einen klaren Überblick über alle Geschäftsprozesse und zeigt auf einen Blick, wie diese zusammenhängen und in welchen Bereichen sie eingesetzt werden. 

Man könnte sagen: Eine Prozesslandkarte bietet eine Übersicht über die Prozesse eines Unternehmens auf hohem Abstraktionsniveau und hilft dabei, die wichtigsten Abläufe zu kategorisieren und zu gruppieren.

Traditionell werden die Prozesse in einer Prozesslandkarte oft in drei Hauptbereiche unterteilt.

Führungsprozesse

Diese Prozesse steuern das Unternehmen und sorgen dafür, dass die Ziele und Strategien klar sind. Beispiele sind strategische Planung oder das Management von Risiken.

Kernprozesse

Sie bilden den Mittelpunkt der Prozesslandkarte, da sie direkt zur Wertschöpfung beitragen. Dazu zählen beispielsweise die Produktentwicklung, die Leistungserbringung, der Vertrieb oder die Warenherstellung.

Unterstützungsprozesse

Sie sorgen dafür, dass die Kernprozesse reibungslos und effizient funktionieren. Beispiele sind: IT-Support, Buchhaltung oder Personalmanagement.

Doch damit hört die Strukturierung nicht auf. Prozesslandkarten sind in der Regel hierarchisch aufgebaut. Man beginnt mit einer Top-Level-Karte, welche die wichtigsten Prozesse auf einen Blick zeigt. Von dort aus kann man Ebene für Ebene tiefer navigieren, bis hin zu konkreten Unterprozessen und sogar einzelnen Arbeitsschritten. Durch diese hierarchische Verfeinerung bleiben auch komplexe Abläufe verständlich und navigierbar.

Die Einteilung in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse hilft dabei, die Vielfalt der Unternehmensabläufe zu strukturieren. In der Realität verlaufen jedoch viele Prozesse quer durch diese Kategorien – von der ersten Kundenanfrage bis weit über die Auslieferung hinaus. Genau hier setzt der nächste wichtige Baustein moderner Prozesslandkarten an: die Abbildung von End-to-End-Prozessen.

Moderne Prozesslandkarten fokussieren sich zunehmend auf End-to-End-Prozesse – also durchgängige Abläufe über Abteilungsgrenzen hinweg. Beispiele hierfür sind:

• Order to Cash: Von der Bestellung eines Kunden bis zur Bezahlung der Rechnung.
  
• Hire to Retire: Der gesamte Prozess vom Einstellen eines Mitarbeiters bis zu seinem Austritt aus dem Unternehmen.
  
• Procure to Pay: Vom Einkauf bis zur Lieferantenabrechnung.
  

End-to-End-Prozesse helfen dabei, Abteilungs-Silos aufzubrechen und Prozesse kunden- oder mitarbeiterzentriert zu gestalten. Damit diese durchgängigen Prozesse nicht nur konzeptionell durchdacht, sondern auch nachvollziehbar dokumentiert und im Alltag gelebt werden können, sind die richtigen Werkzeuge erforderlich. Genau hier kommen moderne Tools ins Spiel.

Wer heute Prozesslandkarten erstellen will, greift oft auf spezialisierte Software zurück. Sie ermöglichen es, Prozesse nicht nur darzustellen, sondern auch von der Übersicht bis zu den konkreten Arbeitsschritten zu navigieren.

Ein Beispiel ist ADONIS von BOC. Die Plattform bietet:

• Visualisierung von Prozessen

• Hierarchische Navigation

• Modellierung von End-to-End-Prozessen

• Teamübergreifende Zusammenarbeit

Mehr dazu, wie ADONIS im Alltag hilft, erfahren Sie in unserem Beitrag: Die besten Gründe und Tipps für ADONIS BPMS.

Eine Prozesslandkarte zu erstellen, ist weniger kompliziert, als es zunächst scheint. Mit einem klaren Vorgehen und der richtigen Einbindung der Mitarbeitenden entsteht Schritt für Schritt ein verständliches und praxisnahes Abbild Ihrer Unternehmensprozesse.

Für alle, die diesen Prozess nicht nur verstehen, sondern direkt umsetzen möchten, haben wir einen kompakten Praxisleitfaden entwickelt. Darin erfahren Sie Schritt für Schritt:

• wie Sie Prozesse sinnvoll identifizieren und kategorisieren,

• wie Sie die Visualisierung verständlich und effizient gestalten,

• und wie Sie Ihre Prozesslandkarte sinnvoll in die Organisation integrieren.

Eine Prozesslandkarte ist mehr als ein hübsches Diagramm. Sie ist die Grundlage zu einem strukturierten, verständlichen und digitalisierbaren Unternehmen. Sie schafft Transparenz und Übersicht, ermöglicht Optimierung und verbessert die Zusammenarbeit über alle Ebenen hinweg. Richtig eingesetzt, ist sie der erste Schritt in Richtung zukunftssicheres Prozessmanagement.