Prozess­visualisierung – Die optimale Softwarewahl

Max, Abteilungsleiter in einem kleinen Unternehmen mit drei Mitarbeitenden, hat den Auftrag erhalten, die Prozesse in seiner Abteilung zu digitalisieren. Da im gesamten Unternehmen bisher keine Prozessmodellierungssoftware im Einsatz ist, sucht Max nach einer passenden Lösung. Er möchte die internen Arbeitsabläufe mit geringem Aufwand und in kürzester Zeit visualisieren, damit diese von seinen Mitarbeitenden besser verstanden, analysiert und optimiert werden können. Zudem unterstützt es das Onboarding von neuen Teammitgliedern, da sich die Abläufe visuell dargestellt einfacher erklären lassen. Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung stösst Max auf Cawemo von Camunda, ein Online-Tool, das kostenlos verfügbar ist und folgende Vorteile bietet.

Claudia, verantwortlich für das Prozessmanagement in einem global agierenden Unternehmen mit einer Belegschaft von über 250 Mitarbeitenden, leitet das Projekt «Prozessdigitalisierung». Das Hauptziel besteht darin, sämtliche Unternehmensprozesse bis ins kleinste Detail übersichtlich und leicht auffindbar zu dokumentieren. Claudia ist sich bewusst, dass hierbei Prozess­landkarten und eine effiziente Suchfunktion unverzichtbar sind. Um der Unternehmens­leitung einen umfassenden Überblick über sämtliche Prozesse zu bieten, sucht Claudia nach einer geeigneten Softwarelösung. Diese soll nicht nur Prozessabhängigkeiten visualisieren, sondern auch das Rollenmanagement unterstützen und die Verwaltung von zugehörigen Dokumenten ermöglichen. Ebenso sollen Risiken erfasst und bewertet, IT-Systeme registriert und Kennzahlen analysiert werden können. Kurz gesagt: Wunschziel ist die Schaffung eines digitalen Zwillings des Unternehmens. Bei ihrer Suche stösst Claudia auf die BPM Suite von ADONIS, die eine ganzheitliche Visualisierung von Unternehmensprozessen ermöglicht.

Die Toolauswahl ist massgeblich von Ihren Zielen abhängig. Es ist ratsam, mit einfachen und kosteneffizienten Systemen zu beginnen und später, je nach Bedarf, auf umfassendere Lösungen umzusteigen. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, einen einheitlichen Prozessmodellierungsstandard zu wählen, der reibungslos von einem System zum anderen übertragbar ist. Im Bereich des Business Process Management ist die enge Zusammenarbeit mit allen Beteiligten von grösster Wichtigkeit. Daher empfehlen wir die Nutzung von Online-Systemen, die die kollaborative Arbeit fördern. Auf diese Weise können Bedenken gegenüber Veränderungen minimiert werden, und Prozesse werden aktiv gestaltet, anstatt in der Versenkung zu verschwinden.