Medienbruch

Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen innerhalb eines Prozesses von einem Medium oder System in ein anderes übertragen werden müssen. Das passiert etwa, wenn Bilder aus einem Digital-Asset-Management-System (DAM) heruntergeladen, per E-Mail an eine Agentur geschickt und als fertiges Sujet von Hand wieder hochgeladen und verschlagwortet werden. Besser wäre es, wenn die Agentur über einen geteilten Zugang oder Upload-Link direkt im DAM arbeitet und das Sujet dort mit den nötigen Metadaten ablegt. Ein weiteres Beispiel: Ein Antrag wird im Prozesssystem erfasst, die Freigabe aber per E-Mail eingeholt und das Ergebnis anschliessend manuell nachgetragen. An jeder dieser Stellen wird die durchgängige digitale Verarbeitung unterbrochen.

Medienbrüche gehören zu den häufigsten Ursachen für langsame und fehleranfällige Prozesse. Jede manuelle Übertragung kostet Zeit, birgt das Risiko von Tipp- und Übertragungsfehlern und erschwert die Nachvollziehbarkeit. Für Organisationen, die ihre Prozesse digitalisieren oder automatisieren wollen, sind Medienbrüche deshalb ein zentraler Ansatzpunkt.

Medienbrüche haben meist eine von drei Ursachen: Systeme sind nicht miteinander verbunden, ein Prozessschritt wurde nie digitalisiert – etwa wenn Formulare noch ausgedruckt und unterschrieben werden –, oder externe Beteiligte wie Agenturen, Kundinnen und Kunden oder Partnerorganisationen haben keinen Zugang zum System. Oft entstehen Medienbrüche auch nachträglich: Bildet ein System eine Aufgabe nicht wie gewünscht ab, greifen Mitarbeitende zu Workarounds, und aus einem durchgängigen Ablauf wird wieder ein manueller.

Medienbrüche treten in Organisationen jeder Grösse und Branche auf. Besonders häufig sind sie dort, wo viele Fachanwendungen nebeneinander bestehen, wo externe Partner in Abläufe eingebunden sind oder wo Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg laufen. Im Alltag spüren sie primär die Mitarbeitenden, die Daten von Hand übertragen. Die Folgen tragen aber auch Prozessverantwortliche, die Durchlaufzeiten und Qualität verantworten, sowie IT-Abteilungen, die fehlende Verbindungen nachträglich schliessen müssen.

• Kürzere Durchlaufzeiten, weil manuelle Übertragungen entfallen
• Weniger Fehler durch doppelte Erfassung
• Bessere Nachvollziehbarkeit, weil Daten durchgängig in einem System vorliegen
• Grundlage für Prozessautomatisierung und Auswertungen
• Entlastung der Mitarbeitenden von Routinearbeit

Ein Medienbruch bezeichnet allgemein den Wechsel zwischen Medien, also auch zwischen Papier und digital. Ein Systembruch ist ein Spezialfall: Die Information bleibt digital, muss aber zwischen zwei IT-Systemen manuell übertragen werden, weil eine Schnittstelle fehlt.