by Veronika Altenbach
Das neue Prozesssystem ist live – doch die Erfolge bleiben aus. Bevor weiteres Budget fliesst, lohnt sich eine Frage, die oft zu spät gestellt wird: Liegt das Problem im System oder darin, wie es eingeführt und genutzt wird?
Die Einführung ist abgeschlossen, das Budget ist aufgebraucht, und im Alltag zeigt sich: Das System hält nicht, was man sich erhofft hatte. Fachbereiche arbeiten mit Workarounds, Unterlagen werden parallel in Excel oder auf Papier geführt, und die IT meldet Anpassungsbedarf – doch dafür ist kein Geld mehr vorgesehen. Die naheliegende Reaktion – zusätzliches Budget beantragen oder gleich ein neues System ausschreiben – setzt allerdings eine Antwort voraus, die meist noch niemand kennt.
Denn ob ein System nicht das richtige ist oder nur nicht richtig genutzt wird, sieht von aussen gleich aus. Wer diese Frage nicht klärt, riskiert zwei Fehlentscheidungen: Er investiert weiter in ein System, das grundsätzlich nicht passt. Oder er ersetzt ein System, das mit wenigen Anpassungen einwandfrei funktioniert hätte. Beides ist teuer.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die Ursachen sauber trennen, anhand welcher Kriterien Sie zwischen Optimierung und Wechsel entscheiden und wo eine strukturierte Bestandsaufnahme ansetzt.
Ein Prozesssystem scheitert selten an einer einzigen Ursache. Meist überlagern sich drei Ebenen, die getrennt betrachtet werden müssen:
Die Unterscheidung klingt banal, verändert aber die Konsequenz grundlegend. Fehlen Funktionen, helfen nur Weiterentwicklung oder Wechsel. Wird eine vorhandene Funktion nicht oder nicht optimal genutzt, liegt die Lösung in Konfiguration, Schulung oder klaren Zuständigkeiten. Weshalb gemeinsame Standards dabei mehr bewirken als jedes Tool, zeigt unser Beitrag zum Prozessmanagement in der Verwaltung. Liegt die Ursache bei der Integration, sind oft weder das System noch die Anwendenden das Problem, sondern eine Integration, die bei der Einführung nicht vollständig durchdacht wurde.
Gerade Projekte unter Zeit- oder Budgetdruck gehen nicht selten «zu früh live»: Das System läuft, aber Rollen, Standards und Anbindungen sind noch nicht zu Ende gedacht. Die Symptome zeigen sich dann im Betrieb: Anträge bleiben liegen, weil niemandem die Freigabe zugewiesen ist, oder Daten werden zwischen Fachanwendungen von Hand übertragen, weil die Schnittstelle fehlt. Zugeschrieben werden sie dann dem System.
Mehr Budget löst ein Problem nur dann, wenn klar ist, welches. Ohne Diagnose fliesst zusätzliches Geld typischerweise in Symptombehandlung: weitere Anpassungen, zusätzliche Module, externe Unterstützung für Einzelfälle. Die eigentliche Ursache bleibt bestehen.
Dazu kommt: In der Geschäftsprozessmanagement-Studie 2025 der ZHAW, der aktuellsten unabhängigen Erhebung zum Prozessmanagement in der Schweiz, Deutschland und Österreich, gaben 92 % der Befragten an, dass softwarebasierte BPM-Werkzeuge in den nächsten fünf Jahren mindestens gleich wichtig bleiben oder an Bedeutung gewinnen. Prozesssysteme bleiben also fester Bestandteil der Organisation – umso mehr lohnt es sich, die Entscheidung über ihre Zukunft auf eine saubere Diagnose zu stützen. Erst damit lässt sich zusätzliches Budget begründen – oder ein Systemwechsel.
Ob ein bestehendes System optimiert oder ersetzt werden sollte, lässt sich nicht pauschal beantworten. Die folgenden fünf Kriterien sind dabei die wichtigsten und machen die Entscheidung nachvollziehbar – auch gegenüber Steuerungsgremien.
Ob ein Überblick über neue Tools überhaupt nötig ist, zeigt erst eine strukturierte Bestandsaufnahme des bestehenden Systems. Sie trennt Systemgrenzen von Einführungs- und Nutzungsproblemen und zeigt, ob gezielte Optimierung reicht oder ein Wechsel nötig ist – unabhängig davon, ob ADONIS, Camunda, TIM Flow, CIB flow, CIB seven oder ein anderes System im Einsatz ist. Die fünf Kriterien geben dafür einen ersten Rahmen. Belastbar wird das Bild jedoch erst, wenn die Antworten zusammengeführt und von aussen geprüft werden: Eine Aussensicht erkennt Muster, die intern zur Gewohnheit geworden sind. So setzen Sie Budget dort ein, wo es wirkt – und können die Entscheidung gegenüber Gremien nachvollziehbar begründen.
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