Herausforderungen bei der Implementierung von Web-to-Print / Web-to-Publish Software

by Veronika Altenbach

05. Februar 2024 3 Minuten
Herausforderungen bei der Implementierung von einem W2 P System

Bei der Einführung von Web-to-Print- bzw. Web-to-Publish (W2P) können diverse Schwierigkeiten auftreten, die technische, organisatorische oder geschäftliche Aspekte betreffen. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der wesentlichen Herausforderungen:

Die 5 grössten Hürden bei der Implementierung von W2P-Lösungen

Mitarbeiterakzeptanz

Wie so oft, wenn traditionelle Methoden durch innovative Ansätze ersetzt werden (wie hier durch eine neue Publishing-Lösung), kann es zu Vorbehalten unter den Mitarbeitenden kommen. Um solchem Widerstand entgegenzuwirken, ist es ratsam, die betroffenen Mitarbeitenden von Beginn an aktiv in den Einführungsprozess einzubinden. Sorgen Sie dafür, dass sie sich in den Prozess involvieren dürfen und alle eine zu ihrer Rolle passende Schulung der neuen Lösung erhalten. Betonen Sie, wie wichtig ihre Meinung und ihr Feedback ist, indem Sie sicherstellen, dass es ernst genommen und berücksichtigt wird.

Integration in die bestehende Systemlandschaft

Sicherlich ist es Ihr Ziel, die neue W2P-Lösung reibungslos in Ihre vorhandene Systemlandschaft – Enterprise Resource Planning (ERP)-, Customer Relationship Management (CRM)-, Digital Asset Management (DAM)-System etc. – zu integrieren. Deshalb ist es wichtig, gleich von Anfang an sicherzustellen, dass eine solche Integration machbar ist. Bei eventuellen Unsicherheiten empfiehlt es sich, einen kompetenten Implementierungspartner zu suchen, der Ihnen eine umfassende Beratung bieten kann.

Individuelle Anpassungen

Achten Sie darauf, dass Sie über ausreichend qualifiziertes Personal verfügen, um individuelle Einstellungen und Anpassungen z. B. an den Druckvorlagen vorzunehmen. Falls Sie in diesem Bereich nicht ausreichend aufgestellt sind, ist es ratsam, auch hierfür einen qualifizierten Implementierungspartner zu konsultieren. Dieser kann die Vorlagen genau nach Ihren Wünschen umsetzen.

Berechtigungen

Um sicherzustellen, dass die Konsistenz und Qualität sowohl digitaler als auch analoger Druckerzeugnisse gewährleistet sind, empfiehlt es sich, ein gut durchdachtes Berechtigungs­konzept zu implementieren. Dieses sollte nicht nur festlegen, welche Nutzer welche Rollen besitzen, sondern auch, für welche Vorlagen Freigabeprozesse nötig sind und durch wen (sprach- und regionsabhängig) die Prüfung erfolgen kann.

Kosten

Abhängig von der gewählten Web-to-Print- bzw. Web-to-Publish-Software werden die Aufwendungen für Lizenz, Wartung und Support variieren. Daher ist es entscheidend, bei der Auswahl einer geeigneten Lösung sorgfältig zu sein und alle Aspekte zu berücksichtigen. Führen Sie darüber hinaus eine Kosten-Nutzen-Rechnung durch, um den Return on Investment zu ermitteln.

Fazit

Die Einführung einer W2P-Lösung stellt für Unternehmen oft eine erhebliche Herausforderung dar. Wie bereits erläutert, ist eine gründliche Planung der Implementierung essenziell, wobei es entscheidend ist, alle relevanten Stakeholder einzubeziehen.

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