Prozessanalyse

Prozessanalyse ist die systematische Untersuchung eines Geschäftsprozesses mit dem Ziel, Engpässe, Doppelspurigkeit und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Sie kombiniert die Sichtung bestehender Unterlagen, den Austausch mit den zuständigen Fachpersonen und eine strukturierte Visualisierung der Abläufe.

Ohne fundierte Analyse bleibt oft unklar, wo genau Verbesserungsbedarf besteht und welche Ursachen dahinterstecken. Besonders in Organisationen mit historisch gewachsenen Strukturen – etwa Verwaltungen mit mehreren Ämtern – sind die tatsächlichen Prozessabläufe häufig nur teilweise dokumentiert. Eine strukturierte Prozessanalyse schafft Transparenz, deckt Schwachstellen auf und liefert eine fundierte Grundlage für gezielte Verbesserungen und nachhaltige Entscheidungen.

Die Prozessanalyse erfolgt in drei Schritten: Zunächst werden bestehende Prozessdokumentationen und relevante Kennzahlen ausgewertet. Anschliessend werden in einem gemeinsamen Workshop mit den wichtigsten Beteiligten jene Prozesse genauer betrachtet, die besonders aufwendig, ineffizient oder wenig transparent sind. Auf dieser Grundlage entsteht ein Ergebnisbericht mit klar priorisierten Handlungsempfehlungen und einer visualisierten Prozessdarstellung, in der Regel nach BPMN 2.0. So wird aus der Analyse eine konkrete Grundlage für gezielte Verbesserungen.

Prozessanalyse ist für alle Organisationen relevant, die ihre Abläufe besser verstehen, Schwachstellen erkennen und gezielte Verbesserungen umsetzen möchten. Sie kommt sowohl in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) als auch im Mid-Market- und Enterprise-Umfeld zum Einsatz. Ebenso profitieren öffentliche Verwaltungen, Gemeinden, Kantone und andere öffentliche Institutionen davon, ihre Prozesse transparenter, effizienter und nachvollziehbarer zu gestalten.

Besonders wertvoll ist die Prozessanalyse vor Investitionen in Digitalisierung, Automatisierung oder neue IT-Systeme, bei organisatorischen Veränderungen sowie zur Optimierung bestehender Abläufe. Auch bei steigenden Kosten, langen Durchlaufzeiten, unklaren Zuständigkeiten oder historisch gewachsenen Strukturen schafft sie die notwendige Transparenz.

Ob Geschäftsleitung, IT-Verantwortliche, Prozessmanagement, Fachabteilungen oder öffentliche Entscheidungsträger: Eine fundierte Prozessanalyse liefert die Grundlage, um Verbesserungspotenziale zu erkennen, Ressourcen gezielt einzusetzen und Investitionsentscheidungen nachvollziehbar zu treffen.

• Transparenz schaffen: Abläufe, Engpässe und Schwachstellen sichtbar machen.
• Potenziale erkennen: Möglichkeiten zur Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung identifizieren.
• Massnahmen priorisieren: Verbesserungen gezielt planen und Ressourcen sinnvoll einsetzen.
• Fehlinvestitionen vermeiden: Fundierte Entscheidungen statt Vermutungen treffen.
• Nachhaltige Verbesserungen ermöglichen: Dokumentierte Prozessmodelle als Grundlage für die Weiterentwicklung nutzen.

Die Prozessanalyse untersucht bestehende Abläufe, identifiziert Schwachstellen und zeigt konkrete Verbesserungspotenziale auf. Die Prozessvisualisierung hingegen stellt Prozesse grafisch dar und macht Abläufe, Zuständigkeiten und Schnittstellen verständlich.

Während die Visualisierung Transparenz und ein gemeinsames Prozessverständnis schafft, geht die Analyse einen Schritt weiter: Sie bewertet die Abläufe und liefert konkrete Handlungsempfehlungen für deren Optimierung. Beide Ansätze ergänzen sich und bilden gemeinsam eine wertvolle Grundlage für die Prozessverbesserung.