Der Leitfaden für die Auswahl und Implementierung eines DAM-Systems für Ihren Geschäftserfolg!

Bei der Evaluation eines neuen DAM-Systems für Ihr Unternehmen, sollten Sie sich im Klaren darüber werden, welche Anforderungen Sie als Unternehmen haben und welche Funktionen Sie effektiv benötigen. Stellen Sie sich also folgende Fragen:

• Welche Arten von digitalen Assets werden verwaltet?
  
• Wer wird das System nutzen?
  
• Welche Funktionen sind unerlässlich?
  
• Werden spezifische Portale (für Händler, Presse etc.) benötigt?
  
• Mit welchen Um-Systemen soll das DAM-System interagieren?
  

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl ist die Skalierbarkeit des Systems. Stellen Sie sich deshalb die Frage, ob es in der Lage ist, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten?

Prüfen Sie, ob die angebotenen Funktionen und Features Ihren individuellen Anforderungen entsprechen oder diese auf Sie angepasst werden können.

Mit einem ausführlichen Anforderungskatalog stellen Sie nicht nur sicher, dass das DAM-System exakt auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist, sondern reduzieren auch die Kosten, da Sie langfristig eine effiziente Verwaltung Ihrer digitalen Medien gewährleisten.

Achten Sie bei der Auswahl des richtigen Implementierungspartners darauf, ob er über genügend Erfahrung im Bereich Digital Asset Management verfügt und einen guten Ruf geniesst. Ist er zudem in der Lage, den gewünschten Support zu gewährleisten? Bietet der Implementierungspartner Anwenderschulungen an und halten sich die Wartungskosten im Rahmen?

Überprüfen Sie die Empfehlungen und Erfahrungsberichte des Implementierungspartners, um herauszufinden, ob vergleichbare Projekte bereits erfolgreich durchgeführt wurden.

Ein geeigneter Implementierungspartner bietet Ihnen umfassende Unterstützung von Anfang bis Ende und darüber hinaus. Er agiert als Berater, um sicherzustellen, dass Sie Ihre langfristigen Ziele erfolgreich realisieren können.

Eine der grössten Hürden besteht darin, das System in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. Dabei können Kompatibilitätsprobleme auftreten, die zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen. Daher raten wir Ihnen erst ein Pilotprojekt in einem bestimmten Bereich Ihres Unternehmens durchzuführen, um das System zu testen und Feedback von den Benutzern zu sammeln. Eine schrittweise Einführung hilft, unerwartete Probleme zu vermeiden.

Zusätzlich empfehlen wir, ein klares Change-Management-Konzept zu entwickeln und die Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen, um deren Bedürfnisse und Anregungen zu berücksichtigen. Auf diese Weise fördern Sie die Akzeptanz und ermöglichen es den Mitarbeitenden, sich rascher an die neuen Prozesse und Arbeitsmethoden zu gewöhnen.

Um den vollen Nutzen aus Ihrer Investition zu ziehen, ist es entscheidend, klare Ziele und Anforderungen für das DAM-System festzulegen. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Vorfeld. Überprüfen Sie Ihr DAM-System regelmässig und passen Sie es gegebenfalls an, um sicherzustellen, dass es weiterhin Ihren Bedürfnissen entspricht.

Für eine erfolgreiche Implementierung eines DAM-Systems ist nicht nur eine gründliche Planung erforderlich, sondern auch ein fortlaufendes Monitoring des Systems.

Die Einfügung eines DAM-Systems in bestehende Unternehmensprozesse und Systeme steigert die Effizienz und Produktivität erheblich, was letztendlich Zeit und Kosten spart. Es ermöglicht Ihren Mitarbeitenden den Zugriff auf zentralisierte Daten ohne Nutzung verschiedener Plattformen. Dabei sollten Sie jedoch einige Faktoren berücksichtigen:

• Kompatibilität mit anderen Systemen
• Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für eine reibungslose Anwendung des DAM-Systems.

Durch eine sorgfältige Planung und Implementierung erreichen Sie eine erfolgreiche Integration, welche einen langfristigen Mehrwert für das Unternehmen darstellt.

Wie bereits erwähnt, spielen Schulungen, Support und Wartung nach der Implementierung eine entscheidende Rolle für ein reibungslos funktionierendes System.

• Setzen Sie die Schulungen ein, um Ihren Mitarbeitenden zu zeigen, wie sie das System bestmöglich nutzen können und um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu steigern.
• Etablieren Sie einen professionellen Support-Service für rasche Hilfe bei technischen Problemen oder Fragen zur Nutzung des DAM-Systems.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihr System regelmässig gewartet wird um es up to date zu halten und damit es einwandfrei funktioniert.

Neben dem festgelegten Funktionsumfang sind eben auch diese Komponenten für den langfristigen Erfolg einer DAM-Implementierung entscheidend und sollten daher nicht vernachlässigt werden.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass ein Digital Asset Management System für Unternehmen unverzichtbar ist. Die Vielzahl an digitalen Assets, wie Bilder, Videos, Dokumente etc., die in einem Unternehmen täglich verarbeitet werden, erfordern eine geordnete Ablage und schnelle Verfügbarkeit. Ein DAM-System ermöglicht nicht nur die zentrale Verwaltung digitaler Assets, sondern auch effiziente Such- und Freigabeprozesse. Bei der Auswahl eines passenden DAM-Anbieters sollten Sie deshalb besonders auf Funktionalitäten wie Metadatenmanagement, Integration mit anderen Systemen sowie Sicherheitsstandards achten. Auch die Herausforderungen bei der Implementierung darf nicht unterschätzt werden. Eine klare Strategie und ausreichend Ressourcen sind hierbei unabdingbar für den Erfolg Ihres Projekts. Die Schulung von Mitarbeitenden sowie ein zuverlässiger Support nach dem Roll-out und die Wartung des Systems sind weitere wichtige Aspekte für den Erfolg. Alles in allem kann hilft ein sauber implementiertes Digital Asset Management System Unternehmen dabei, Zeit und Kosten zu reduzieren und den Arbeitsablauf zu optimieren.