Prozessoptimierung in 3 Schritten – Vom Engpass zur Effizienz

Vor der Optimierung Ihrer Prozesse sollten Sie sich über die häufigsten Fehler Gedanken machen, um diese gezielt zu vermeiden, wie:

Fehlende oder ungenügende Prozessdokumentation

• Mitarbeiter verlieren viel Zeit, weil sie sich immer wieder in den Prozessablauf einarbeiten und ihn verstehen müssen.
• Unterschiedliche Dokumentationsmethoden führen zu Ineffizienz.

Lösung: Dokumentieren und standardisieren Sie Prozesse für mehr Klarheit und Einheitlichkeit.

Unzureichende Analyse und Planung

• Fehler werden adaptiert, statt behoben.
• Verbesserungspotenziale bleiben unerkannt.
• Risiken bleiben unentdeckt, weil zuvor keine Simulationen durchgeführt werden.

Lösung: Analysieren und modellieren Sie Prozesse gründlich, bevor Sie Änderungen vornehmen.

Fehlende Automatisierung und Digitalisierung

• Manuelle Aufgaben kosten unnötig viel Zeit.
• Es ist unklar, welche Prozesse automatisiert werden sollen.

Lösung: Prüfen Sie systematisch, wo Automatisierungen sinnvoll sind.

Keine kontinuierliche Verbesserung

• Optimierung wird einmalig durchgeführt und nicht weiterentwickelt.
• Prozesse werden nicht in regelmässigen Abständen überprüft.

Lösung: Integrieren Sie Prozessverbesserung als festen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur.

Mangelnde Einbindung der Mitarbeitenden

• Stakeholder werden nicht in Veränderungen eingebunden.
• Mitarbeitende stehen Optimierungen skeptisch gegenüber.

Lösung: Frühzeitige Kommunikation und aktive Einbindung fördern Akzeptanz und Engagement.

Fehlende Ressourcenplanung

• Mitarbeiterkapazitäten werden nicht optimal genutzt.
• Fehlende Ressourcen führen zu Engpässen und ineffizienten Abläufen.

Lösung: Planen Sie den Personaleinsatz strategisch und flexibel.

Übersehen von Prozessmängeln

• Wartezeiten, Flaschenhälse und Rückstände bleiben unbemerkt.
• Veraltete Daten werden weiterhin genutzt.

Lösung: Implementieren Sie ein System zur Identifikation und Behebung von Prozessmängeln.

Mit Lean Management und Six Sigma bieten sich zwei bewährte Methoden zur Prozessoptimierung. Beide Ansätze helfen, Verschwendung zu reduzieren und die Qualität zu verbessern.

• Lean Management konzentriert sich darauf, alle Arten von Verschwendung (z. B. Wartezeiten, Überproduktion, unnötige Transporte) zu eliminieren und Prozesse schlanker zu gestalten.
• Six Sigma ist ein datengetriebener Ansatz zur Fehlerreduktion und Qualitätsverbesserung, der auf statistischen Analysen basiert.
• Lean Six Sigma kombiniert beide Methoden und sorgt für maximale Effizienz bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung.

Erfahren Sie mehr über diese beiden Methoden in unserem Knowledge Hub.

1. Analyse & Identifikation von Engpässen
   • Nutzen Sie Methoden wie Wertstromanalyse oder Prozess-Mapping, um Engpässe klar zu erkennen. Die Wertstromanalyse visualisiert den Material- und Informationsfluss eines Prozesses und deckt Optimierungspotenziale sowie Engpässe auf.
     
   • Führen Sie Mitarbeiterbefragungen durch und analysieren Sie Leistungsdaten, um die aktuelle Performance fundiert zu bewerten.
2. Optimierung & Umsetzung
   • Setzen Sie gezielt Lean- und Six-Sigma-Methoden ein, um Prozesse zu verbessern.
   • Nutzen Sie Automatisierung, Digitalisierung und klare Workflows zur Effizienzsteigerung.
3. Kontrolle & kontinuierliche Verbesserung
   • Messen Sie den Erfolg der Optimierung mit Key Performance Indicators (KPIs), wie:
     • Durchlaufzeit von Prozessen
     • Fehlerquote
     • Kundenzufriedenheit
     • Kostenreduktion
   • Etablieren Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmässig.

Prozessoptimierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein stetiger Verbesserungsprozess. Durch eine strukturierte Analyse, gezielte Optimierung und nachhaltige Kontrolle können Unternehmen ihre Effizienz erheblich steigern. Nutzen Sie bewährte Methoden und vermeiden Sie typische Fehler – so gelingt der Weg vom Engpass zur Effizienz!